Qué hacer cuando fallece un ser querido: guía completa de trámites en España

El fallecimiento de un ser querido es uno de los momentos más duros que puede atravesar una persona. En medio del dolor, la familia se ve obligada a afrontar una serie de trámites administrativos y legales que, si no se conocen, pueden añadir una carga adicional de estrés e incertidumbre. Esta guía recoge de forma ordenada todo lo que hay que hacer en España tras el fallecimiento de un familiar.

Fase 1: Las primeras 24-48 horas

Obtener el certificado médico de defunción

El médico que certifica el fallecimiento emite el certificado médico de defunción. Este documento es el primero de todos y sin él no puede tramitarse ningún otro.

Inscribir el fallecimiento en el Registro Civil

La inscripción debe realizarse en el Registro Civil del municipio donde se produjo el fallecimiento, en el plazo de 24 horas (ampliable a 48). A partir de la inscripción se obtiene la licencia de enterramiento, que autoriza el sepelio.

En la práctica, las funerarias se encargan habitualmente de esta gestión.

Contratar la funeraria y organizar el sepelio

La funeraria gestiona el traslado del cuerpo, el velatorio, el entierro o cremación y los trámites del cementerio o crematorio. Es recomendable comparar precios, ya que pueden variar significativamente.

Comunicar el fallecimiento a personas cercanas

Notifica a familiares, amigos y compañeros de trabajo del fallecido. Si era autónomo o empresario, notifica también a clientes y proveedores.

Fase 2: Los primeros 15 días

Solicitar el certificado literal de defunción

Distinto del certificado médico, el certificado literal de defunción es el documento oficial del Registro Civil que acredita el fallecimiento. Se necesita para numerosos trámites posteriores (bancos, seguros, herencia). Solicítalo en el Registro Civil o por sede electrónica.

Solicitar el certificado de últimas voluntades

Transcurridos 15 días hábiles desde el fallecimiento, puede solicitarse el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad, que indica si el fallecido otorgó testamento y ante qué notario.

Solicitar el certificado de contratos de seguros

Junto con el certificado anterior, puede solicitarse el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento, que informa sobre posibles seguros de vida. Ambos se tramitan de forma similar, con una tasa de 3,78 euros cada uno.

Comunicar el fallecimiento a bancos y entidades financieras

Notifica el fallecimiento a los bancos del fallecido para que bloqueen las cuentas y no se realicen cargos no autorizados. Solicita los certificados de saldos a fecha de fallecimiento, necesarios para la declaración del ISD.

Gestionar pensiones y prestaciones

Si el fallecido percibía una pensión de jubilación o incapacidad, comunícalo inmediatamente al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) para evitar cobros indebidos que habría que devolver. Infórmate también sobre la posible pensión de viudedad o prestación de orfandad.

Fase 3: El primer mes

Obtener el testamento

Con el certificado de últimas voluntades, los herederos acuden al notario ante quien se otorgó el testamento para obtener una copia autorizada.

Si no hay testamento: declaración de herederos ab intestato

Si no existe testamento, los herederos deben tramitar la declaración de herederos ab intestato ante notario. Esta declaración determina quiénes son los herederos ab intestato según el orden de llamamiento del Código Civil español: descendientes, ascendientes, cónyuge, colaterales.

Reunir la documentación del patrimonio

Recoge toda la documentación relativa al patrimonio del fallecido:

• Escrituras de propiedades inmuebles.
• Contratos de alquiler (si era arrendador).
• Títulos de vehículos.
• Carteras de inversión y fondos.
• Deudas y préstamos pendientes.

Fase 4: Los primeros 6 meses — el plazo crítico

Elaborar el inventario de bienes

El inventario de bienes es la relación completa de todo el patrimonio del fallecido. Es el documento base para la partición de la herencia y para la liquidación del ISD.

Para los bienes muebles del hogar, la aplicación Racine permite crear un inventario fotográfico completo de forma rápida, compartirlo con todos los herederos y gestionar el reparto de objetos de forma equitativa y sin conflictos.

Decidir si aceptar o repudiar la herencia

Los herederos deben decidir cómo aceptar la herencia:

• Aceptación pura y simple: se acepta con todas sus deudas.
• Aceptación a beneficio de inventario: se limita la responsabilidad al valor de los bienes heredados. Requiere inventario notarial.
• Repudiación: se renuncia a la herencia.

Si el patrimonio tiene deudas significativas, la aceptación a beneficio de inventario es la opción más prudente.

Liquidar el impuesto sobre sucesiones y donaciones (ISD)

Plazo: 6 meses desde el fallecimiento (prorrogable 6 meses más si se solicita antes del vencimiento).

El ISD es gestionado por las comunidades autónomas, con importantes diferencias en tipos y bonificaciones entre ellas. Es imprescindible conocer la normativa de la comunidad autónoma competente (generalmente, donde residía el fallecido).

Liquidar la plusvalía municipal

Si hay inmuebles urbanos en la herencia, debe liquidarse la plusvalía municipal (Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana) en el municipio correspondiente. El plazo es también de seis meses desde el fallecimiento.

Fase 5: La partición y cierre de la herencia

Firmar la escritura de partición

Una vez liquidados los impuestos, los herederos proceden a la partición de herencia ante notario. El cuaderno particional recoge las adjudicaciones concretas de cada bien a cada heredero.

Si hay desacuerdo entre herederos, puede designarse un contador-partidor o acudir a la vía judicial.

Inscribir los bienes a nombre de los herederos

• Inmuebles: inscripción en el Registro de la Propiedad.
• Vehículos: transferencia en la Dirección General de Tráfico.
• Cuentas bancarias y fondos: modificación de titularidad en las entidades financieras.

Cancelar servicios y contratos del fallecido

Cancela o modifica contratos de teléfono, internet, luz, agua, gas, gimnasio, suscripciones digitales y cualquier otro servicio a nombre del fallecido.

Resumen de trámites urgentes

Un proceso difícil, pero manejable

Afrontar los trámites tras el fallecimiento de un ser querido puede parecer abrumador. Pero con la información adecuada, el apoyo de profesionales (notario, gestor, abogado) y herramientas digitales que facilitan tareas como el inventario y el reparto de bienes, el proceso se vuelve manejable. Lo más importante es no dejar que los plazos legales venzan sin actuar, especialmente el del impuesto sobre sucesiones y donaciones.